14 главных советов по этикету электронной почты, которые вам нужно знать
Независимо от того, являетесь ли вы писателем контента, маркетологом, разработчиком или работающим фрилансером, электронная почта является неотъемлемой частью нашего современного мира.
По сути, это самая стандартная форма общения фрилансеров. Из-за этого важно изучить передовой опыт и этикет для отправки электронных писем, если вы хотите привлекать и удерживать клиентов.
1. Практикуйте быстрый ответ
Поскольку внештатный бизнес во многом зависит от общения по электронной почте, быстрый ответ стал ожидаемым стандартом.
Если вы не проводите время с семьей и друзьями, вы всегда должны стремиться отвечать на все свои электронные письма в течение часа. Если это невозможно, ответьте в тот же день в рабочее время клиента.
2. Уточните суть с самого начала
Вашим клиентам не нужно читать вашу электронную почту до конца или, что еще хуже, несколько раз, чтобы понять, что вы пытаетесь донести. Если вы пишете электронное письмо, обязательно четко изложите свое сообщение в самом начале – либо в теме, либо в теле.
Тема должна быть короткой и конкретной. В теле письма выделите самые важные детали с помощью маркеров.
3. Дважды проверьте грамматику и правописание.
Ваша электронная почта – это отражение того, кто вы есть. Он покажет, чего от вас ждут клиенты с точки зрения качества работы. Даже самые опытные профессионалы делают опечатки, особенно при наборе текста со смартфона. Однако у клиентов не будет хорошего первого впечатления от таких ошибок.
После того, как вы закончите сочинять, прочтите письмо вслух, чтобы найти грамматические ошибки. Вы также можете использовать онлайн-инструменты для получения дополнительной помощи.
4. Сохраняйте краткость
Если вы писатель с литературным образованием, может быть трудно удержаться от того, чтобы писать цветочным языком. Однако для обычного человека это станет лишь кодом, который он не сможет расшифровать!
Всегда делайте электронные письма короткими и простыми. Пишите маленькими предложениями и используйте слова, которые все знают. Если вам нужно передать информацию, которая не уместится в нескольких абзацах, лучше назначить виртуальную встречу или телефонный звонок.
5. Ответить на все запросы
Этот момент может показаться противоречащим предыдущему, где мы просили вас сделать электронное письмо коротким. Что ж, пропустить любой вопрос вашего клиента ради краткости будет неуважением.
Ответьте на вопросы, заданные в каждом разделе электронного письма, в отдельных разделах. Итак, клиент знает, что вы внимательно читаете его электронную почту. Если вы не можете сразу ответить на вопрос, упомяните его, когда сможете.
6. Соблюдайте единый и стандартный формат.
При написании писем своим клиентам используйте единый формат для всех писем. Убедитесь, что в каждом электронном письме используется один и тот же тип, размер шрифта, цвет шрифта и структура текста. Если у вас нет стандартного формата, отдельная цепочка писем будет выглядеть странно.
Для делового общения вы можете использовать такие шрифты, как Arial, Calibri и Verdana. Для размера 12 безопасно. Для такого рода профессионального взаимодействия использовать красочные шрифты не рекомендуется – давайте остановимся на черном цвете.
7. Закончите подписью.
Независимо от вашего профессионального статуса, всегда полезно иметь подпись электронной почты с вашей контактной информацией в нижней части писем. Это помогает людям запомнить вас, чтобы при необходимости немедленно связаться с вами.
Добавить персонализированную подпись в конце письма очень просто, и это только сделает вас профессиональным взглядом. Добавьте свои контактные данные в подпись.
8. Используйте шаблон электронного письма об отсутствии на работе
Вы можете отправиться в отпуск, но, работая фрилансером, убедитесь, что ваши клиенты знают об этом. Помимо личного оповещения по электронной почте, было бы здорово иметь ответчика вне офиса .
При работе с несколькими клиентами необходимо соблюдать сроки. Точно так же ваши клиенты должны знать, когда они могут ожидать вашего ответа.
9. Всегда следить
Если вы ожидали получить ответ, но не получили ответа, очень важно следить за своими клиентами. В последующем электронном письме вы можете скопировать любую соответствующую информацию и повторно прикрепить все важные файлы, чтобы помочь клиенту легко найти необходимую информацию.
10. Используйте правильный язык
При общении с клиентами используйте стандартный профессиональный язык. Избегайте использования смайлов в таких официальных разговорах. Начните письмо с вежливого приветствия и напрямую обращайтесь к клиентам с их именами.
Не используйте ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ буквы или аббревиатуры, такие как ASAP или RSVP. Кроме того, лучше не использовать краткую форму имени вашего клиента.
11. Не отвечайте, когда расстроены или сердиты
Независимо от того, как долго вы занимаетесь фрилансером , чувство разочарования и гнева из-за своей работы неизбежно. Если какие-то электронные письма от клиентов расстраивают вас, естественным инстинктом будет немедленный ответ.
Но всегда воздерживайтесь от ответа, пока вас уносят эмоции. Оставайтесь профессионалом и напишите безупречный ответ, когда успокоитесь.
12. Общайтесь другими методами.
Когда вы станете фрилансером, вы будете знать, когда прекратить обсуждение. Делясь некоторой срочной информацией, не полагайтесь только на электронные письма. Всегда соединяйте его с любой формой общения в реальном времени, например с телефонным звонком или сообщением в Slack.
13. Не пытайтесь заводить друзей
Вы здесь, чтобы построить деловые отношения со своим клиентом, а не подружиться с ним. Всегда безопасно не быть смешным или умным со своим клиентом. Придерживайтесь информации и цели вашего сообщения. Не спешите показывать им свою индивидуальность, пока собираетесь завязать профессиональные отношения.
14. Не пропускайте ответ
Опоздание с ответом на электронное письмо или его полное отсутствие может стоить вам проекта. Если ваш почтовый ящик заполнен коммерческими электронными письмами и ненужными информационными бюллетенями, вы можете пропустить важные электронные письма от своего клиента.
Помечайте электронные письма от существующих клиентов как избранные, чтобы они были в верхней части папки входящих. Чтобы быстро получить доступ ко всем электронным письмам, связанным с работой, держите их в порядке.
Умный электронный этикет впечатлит ваших клиентов
Для эффективного управления бизнесом отправка электронных писем является важной частью процесса. Попробуйте эти быстрые приемы, чтобы создать профессиональное электронное письмо и представить себя более разумным и лучшим способом потенциальным и существующим клиентам.