Как сделать слияние писем в Word
Используя слияние почты, вы можете персонализировать массовые рассылки и письма с помощью заполнителей. Все, что вам нужно, это база контактов и шаблон для писем или писем к ним.
В этой статье мы покажем вам, как создать слияние Microsoft Word с помощью базы данных Excel. Действия взяты из Microsoft Word и Excel 2016, но процесс одинаков для всех выпусков.
Как сделать рассылку из Excel
Слияние использует источники данных из базы данных и помещает их в соответствующие заполнители для персонализации ваших массовых рассылок. Эти базы данных могут быть любыми из приведенного ниже списка:
1. Откройте электронную таблицу Microsoft Excel .
2. Создайте список контактов вручную в Word при использовании слияния.
3. Выберите данные контактов из приложения Microsoft Outlook.
У вас есть два набора опций на выбор:
- Контакты Gmail в совместимом файле.
- Microsoft SQL Server.
База данных книги Microsoft Excel является наиболее предпочтительной, когда вам нужно использовать слияние почты в Word. Для слияния почты вы будете использовать Excel для создания базы данных, которую Word будет использовать позже.
Если у вас нет файла Excel с контактными данными, вы можете использовать этот образец файла Excel в пробных целях .
Чтобы избежать каких-либо несоответствий в ваших массовых электронных письмах или письмах, вам необходимо настроить файл Excel, как указано ниже:
- В первой строке должны быть только заголовки столбцов, начинающиеся с ячейки A1 . Word будет использовать эти заголовки столбцов в качестве полей слияния, когда вы используете слияние почты Microsoft Word.
- Вам следует отредактировать заголовки столбцов, чтобы они соответствовали именам заполнителей, которые вы будете использовать в документе электронного письма или шаблона письма.
- Вам необходимо убедиться, что файл электронной таблицы содержит контактные данные в виде одной записи для каждого шаблона строки. Например, в текущем руководстве все доступные контактные данные клиента Джеймса Батта доступны между ячейками A2 и J2 .
- Числовые данные для любого контакта, такие как почтовые индексы, проценты скидок, пробеги, валюты и т. Д., Должны быть в соответствующем числовом формате.
- Чтобы внести какие-либо изменения, выберите ячейку или диапазон ячеек, содержащих числа.
- На вкладке «Главная» на ленте щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с « Общие» .
Внесите все дополнения, прежде чем связывать документ Word слияния почты с файлом базы данных Excel. После внесения всех изменений сохраните файл Excel.
- Файл базы данных Excel ваших контактов должен находиться в локальном хранилище вашего компьютера.
- Убедитесь, что все данные находятся на первом листе книги Excel.
Как сделать слияние писем в Word
После создания базы данных в Excel вам необходимо открыть шаблон электронного письма или письма, которое вы хотите отправить множеству получателей. Следуйте инструкциям, указанным ниже:
1. На ленте щелкните вкладку Рассылки .
2. В группе « Начать слияние» вам нужно будет нажать « Начать слияние» .
3. Вы увидите шесть типов документов для слияния. Щелкните « Письма» или « Сообщения электронной почты» .
4. В группе « Начать слияние » нажмите « Выбрать получателей» . Вы увидите такие параметры, как «Введите новый список», «Использовать существующий список» и «Выбрать из контактов Outlook».
5. Вы можете выбрать любой из трех вышеперечисленных вариантов в зависимости от того, как вы хотите связать список контактов с шаблоном письма. В этом руководстве давайте выберем Использовать существующий список, чтобы использовать базу данных Excel, которую вы создали или загрузили ранее.
6. В диалоговом окне « Выбор источника данных» найдите папку, в которой доступен файл базы данных Excel. Найдя файл, выберите его и нажмите « Открыть», чтобы загрузить базу данных в слияние почты Word.
7. Вы увидите диалоговое окно « Выбрать таблицу» . Выйдите из окна, нажав OK, не внося никаких изменений в диалоговое окно.
8. Замечательно! Вы успешно связали исходные данные с программой слияния писем Word.
9. Word автоматически сопоставляет заголовки столбцов базы данных с элементами поля слияния. Чтобы обеспечить соответствующее соответствие, перейдите в группу «Запись и вставка полей» на вкладке «Рассылки» на ленте, а затем нажмите « Сопоставить поля» .
10. Появится диалоговое окно Match Fields . В левом столбце вы увидите элементы поля слияния. Справа вы найдете совпадающие данные из связанной базы данных Excel.
11. То же самое будет и при использовании других исходных данных, таких как контакты Outlook или экспортированные контакты из Gmail. Прокрутите список, чтобы убедиться в отсутствии несовпадений. Нажмите ОК, чтобы закрыть.
12. На вашем шаблоне письма поместите курсор перед первой буквой и несколько раз нажмите Enter , чтобы освободить место над телом письма.
13. Поместите курсор в верхнюю часть документа и затем щелкните Блок адреса в группе « Запись и вставка полей» на вкладке «Рассылки» на ленте .
14. В левой части диалогового окна « Вставить блок адреса» вы можете выбрать имя, название компании, адрес, страну и т. Д., Параметры форматирования. Справа вы увидите предварительный просмотр адресного блока.
15. Вы можете использовать параметры Match Fields , чтобы исправить любое несоответствие входных данных. Нажмите OK, чтобы добавить AddressBlock в шевроны.
16. Затем щелкните строку приветствия в группе « Запись и вставка полей » после AddressBlock , задав ей межстрочный интервал.
17. Появится диалоговое окно « Вставить строку приветствия» . Вы можете внести необходимые изменения и затем щелкнуть OK . Строка приветствия в шевронах появится в письме.
18. Вы можете щелкнуть команду « Предварительный просмотр результатов» на ленте, чтобы увидеть, как выглядит буква.
19. Вы также можете добавить настраиваемые поля слияния помимо AddressBlock и GreetingLine . Допустим, вы хотите добавить марку и модель транспортного средства в тело письма.
20. Для этого откройте файл базы данных Excel, связанный с рассылкой писем, и добавьте заголовок столбца « Марка автомобиля» и «Модель» . Введите данные об автомобиле и сохраните файл Excel.
21. Теперь перейдите к документу Word для слияния почты и повторите шаги четыре , пять и шесть .
22. Теперь выберите любое слово или несколько слов в теле письма и затем нажмите « Вставить поле слияния» в группе « Запись и вставка полей» .
23. В поле « Вставить поле слияния» выберите « Поля базы данных» , а затем выберите « Марка и модель автомобиля» . Нажмите « Вставить», чтобы добавить настраиваемое поле слияния.
24. Таким образом вы можете добавить столько переменных-заполнителей, сколько хотите, чтобы настроить каждое письмо или электронное письмо, которое вы отправляете. При слиянии писем Microsoft Word данные автоматически сопоставляются с именами получателей.
25. На ленте щелкните команду « Завершить и объединить», а затем выберите « Печать документов» или « Отправить сообщения электронной почты» . Вы также можете нажать « Редактировать отдельные документы», чтобы проверить свои электронные письма или письма перед их отправкой.
Используйте слияние для повышения производительности электронной почты
Теперь вы знаете, как выполнить слияние писем с помощью Microsoft Word и Excel. Используйте слияние, чтобы быстрее отправлять индивидуальные электронные письма и устанавливать хорошие отношения со своими профессиональными или личными контактами. Продолжайте использовать Word, чтобы упростить вашу профессиональную и личную жизнь, чем раньше.