8 советов по форматированию идеальных таблиц в Microsoft Word

В Microsoft Word таблицы являются важными инструментами форматирования. Microsoft Office упростил создание и форматирование базовых таблиц в Microsoft Word для Office 365, Word 2019, Word 2016 и Word 2013.

Мы не накрыли столы так, как хотелось бы. Пришло время исправить это, поскольку количество людей, задающих вопросы о том, как правильно форматировать таблицы, растет. Может быть, эти восемь советов по столу могут стать закуской. Вы просто не можете создать красивые документы Microsoft Word , срезая углы на таблицах – вот как отформатировать таблицы в Word.

Кстати, можно получить бесплатную копию Microsoft Word , если она вам понадобится.

1. Как сделать таблицу в Microsoft Word

Использование таблиц и даже изменение их на лету в соответствии с данными стало намного проще в новых версиях Word, таких как Microsoft Word 2019 и Office 365. Интуитивно понятные функции форматирования таблиц Microsoft Word дают вам более точный (и более быстрый) контроль над тем, как стол смотрит. Но сначала зайдите в Лента> Вставить> Таблица> Вставить таблицу, чтобы создать свою первую таблицу.

Он дает вам пять вариантов создания вашей первой таблицы.

Самый быстрый способ начать – использовать быстрые таблицы . Встроенные дизайны избавят вас от недостатка дизайнерских навыков. Вы можете изменить дизайн, добавив свои собственные строки и столбцы или удалив те, которые вам не нужны.

Еще один быстрый способ создать таблицу в Word – это функция Insert Control . Вы можете создать новый столбец или строку одним щелчком мыши. Наведите указатель мыши на стол. Прямо за пределами таблицы между двумя существующими столбцами или строками появляется полоса. Щелкните по нему, когда он появится, и в этом месте будет вставлен новый столбец или строка.

Если вы хотите переместить или упорядочить строку, используйте комбинацию Alt + Shift + стрелка вверх и Alt + Shift + стрелка вниз, чтобы упорядочить строку вверх или вниз. Переместите смежные строки, сначала выделив их все.

Как использовать свойства таблицы для размещения таблицы на странице

Если ваши таблицы в Word перекрываются или вы хотите, чтобы они не накладывались на ваш текст, вам необходимо научиться размещать таблицы на странице с помощью функции «Свойства таблицы».

Щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт « Свойства таблицы» . Диалоговое окно «Свойства таблицы» предназначено для точного управления данными и их отображением. Управляйте размером, выравниванием и отступом таблицы.

По умолчанию Word выравнивает таблицу по левому краю. Если вы хотите центрировать таблицу на странице, выберите вкладку Таблица . Щелкните Выравнивание> Центр .

Отступ слева на рисунке определяет расстояние таблицы от левого поля.

Расположите таблицу вокруг нее в соответствии с текстом для визуально эстетичного вида. Оберните текст вокруг таблиц, перетащив его за ручку. Обтекание текстом автоматически изменится с Нет на Вокруг . В диалоговом окне « Расположение таблицы » вы можете установить расстояние от окружающего текста для каждой стороны таблицы.

Выберите « Переместить с текстом», если текст напрямую связан с данными таблицы. Таблица выравнивается по вертикали относительно соответствующего абзаца вокруг нее. Если данные таблицы применяются ко всему документу, вы можете не отмечать эту опцию.

Вы также можете управлять таблицами с помощью сочетаний клавиш Microsoft Word .

2. Используйте линейку.

Если вы ищете простой способ улучшить внешний вид таблиц в Word, то определение размеров таблиц и их точное позиционирование – само по себе искусство. Если вам нужны точные измерения для определения размера строк и столбцов – используйте линейку .

Наведите указатель мыши на границу. Когда появится указатель с двойной стрелкой, щелкните границу и удерживайте клавишу ALT. Переместите строки и столбцы в соответствии с вашими размерами.

3. Преобразование текста в таблицу (и наоборот)

Табличные данные дают информацию в своей структуре. Было бы неприятно, если бы в Word не было средств для обработки нетабличных данных. Вы можете мгновенно преобразовать данные в таблицы с помощью команды «Вставить таблицу».

Выделите текст. Перейдите в Лента> Вставить> Таблица> Вставить таблицу .

Microsoft Word определяет необходимое количество строк и столбцов, учитывая текстовые разделители, а затем автоматически подбирает содержимое. Диалоговое окно « Преобразовать текст в таблицу » позволяет лучше контролировать, если предыдущая операция не сработала. Вы также можете выбрать, как разместить содержимое таблицы на странице.

Вы можете указать, как Microsoft Word должен разделять данные на строки и столбцы. Абзац, табуляторы, запятые или любой другой символ-разделитель. Это позволяет легко импортировать нетабличные данные из файлов CSV или простых файлов TXT и преобразовывать их в форматированные таблицы. Помните, что вы также можете импортировать данные из Microsoft Word в электронную таблицу Excel.

Преобразовать таблицу в текст

Разработайте обратный процесс, если кто-то попросит вас отправить им файлы со значениями, разделенными запятыми, или любым другим разделителем. Выделите всю таблицу, щелкнув маркер «переместить» над таблицей.

Выберите « Лента»> «Работа с таблицами»> «Макет»> « В группе данных» нажмите « Преобразовать в текст» .

Простой текст может показаться скучным. Когда у вас будет возможность, вместо этого преобразуйте таблицу данных в более наглядную диаграмму с помощью одной из недостаточно используемых функций в Microsoft Word .

4. Автозаполнение номеров столбцов

Microsoft Excel упрощает автоматическое заполнение последовательности чисел. Microsoft Word этого не делает, и вам, возможно, придется прибегнуть к ручной работе. Есть способ попроще.

Создайте новый столбец для серийных номеров, если он не существует. Выберите этот столбец, наведя указатель мыши на столбец.

Выделив столбец, выберите «Главная»> «Абзац»> « Нумерация» , чтобы вставить нумерованный список.

Номерная серия вставляется в столбец автоматически.

5. Заморозьте эти таблицы!

Таблицы Microsoft Word изменяют свое измерение, чтобы вместить новые данные. Бывают случаи, когда вы вообще не хотите, чтобы таблица меняла размер, даже когда вставляются новые данные. То есть – «заморозить» размер ячеек.

Первый шаг – указать фиксированный размер ячеек. Перейдите в Свойства таблицы> Строка> Введите значение в поле Указать высоту . Для высоты строки выберите Точно из раскрывающегося списка.

Теперь выберите вкладку « Таблица »> нажмите кнопку « Параметры» > снимите флажок « Автоматически изменять размер по размеру содержимого» .

Дважды нажмите кнопку « ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Свойства таблицы».

Это также решает проблему вставки изображения в ячейку без расширения ячейки для размещения изображения. Если изображение больше доступного места в ячейке, оно обрезается по размеру ячейки.

6. Преобразование строк в столбцы в таблице.

Бывают ситуации, когда вам нужно преобразовать строки в столбцы, а столбцы в строки. Один из возможных сценариев – когда количество столбцов превышает поле страницы. Переключение столбцов на строки и наоборот называется транспонированием .

Плохая новость заключается в том, что в Word пока нет встроенного метода для решения этой проблемы. Microsoft предлагает вам скопировать и вставить вашу таблицу в Microsoft Excel и использовать его команду Transpose . Теперь транспонированную таблицу можно скопировать обратно в Microsoft Word.

Данные показывают, насколько просто в Excel с этим коротким руководством по переключению строк в столбцы . Также воспользуйтесь помощью на странице поддержки Microsoft, если у вас возникнут проблемы с использованием команды «Транспонировать».

7. Вставьте идеальные таблицы Excel в Gmail

Вы найдете применение этому простому обходному пути. По умолчанию Gmail не сохраняет формат электронной таблицы при вставке из Microsoft Excel. Чтобы отправить табличные данные по электронной почте, не отправляя их в виде отдельного вложения, используйте Microsoft Word в качестве моста.

Выберите и скопируйте и вставьте таблицу Microsoft Excel в документ Microsoft Word с исходным форматированием. Теперь скопируйте и вставьте из Microsoft Word в Gmail. Как видно на скриншоте проблема решена. Возможно, вам придется немного подправить более сильно отформатированные таблицы, но большая часть форматирования будет сохранена.

8. Используйте свои таблицы повторно, чтобы сэкономить время

Вы можете сэкономить много времени, повторно используя таблицы в своих профессиональных документах Microsoft Word. Сохраняйте пустые форматы таблиц и при необходимости вставляйте новые данные. Благодаря этому быстрому сохранению вам не придется заново создавать макет для новых данных.

Выберите стол. Выберите « Лента»> «Вставить»> «Текст»> щелкните « Быстрые части»> «Сохранить выделение в галерее быстрых частей» .

После сохранения выбора в галерее быстрых частей вы можете повторно использовать выбор, щелкнув « Быстрые части» и выбрав выбор из галереи.

Используйте Building Blocks Organizer для предварительного просмотра любой созданной вами таблицы. Вы также можете редактировать свойства и удалять таблицы отсюда.

Таблицы Microsoft Word сбивают вас с толку?

Этих советов недостаточно, чтобы охватить объем форматирования таблиц в Word. Я не говорил о роли вкладки «Дизайн» в создании привлекательных таблиц. Это отдельная тема. Но это одна из немногих областей, которые можно запутать благодаря визуальной справке на этой вкладке.

Работа с таблицами в Word может быть чрезвычайно полезной. В то время как таблицы являются одной из общих областей между Microsoft Word и Excel, Microsoft Excel больше подходит для управления табличными данными. Тем не менее, умение правильно форматировать таблицы в обоих приложениях является важным навыком Microsoft Office. Используйте их при любой возможности.