Как использовать все лучшие методы повышения производительности в Trello
Trello – это универсальное приложение для управления задачами. Благодаря своим настраиваемым функциям вы можете использовать его с любым методом повышения производительности. Хотя он настроен как доска Kanban, вы можете настроить ее как хотите.
В этой статье вы узнаете, как использовать все самые известные методы повышения производительности в Trello.
1. Канбан-доска
Доска Канбан – это эффективный способ управления рабочим процессом. Вы делите свои задачи на три списка: To-Do, Doing и Done! Список «Готово» служит мотиватором, показывая вам все, чего вы уже достигли.
Этот макет используется в Trello по умолчанию, поэтому его легко настроить. При создании нового списка выберите шаблон Kanban Board. Его возможности также дополняют эту стратегию. Вы можете щелкать и перетаскивать карточки между списками, отмечать их цветом и отслеживать прогресс с помощью контрольных списков!
Все эти функции удобны для новичков – вы можете увидеть их выделенными на скриншоте выше! Если вы раньше не использовали Trello и вам нужно руководство, ознакомьтесь с нашими советами по Trello для начинающих, чтобы начать работу!
2. Матрица Эйзенхауэра
Авторство этого метода принадлежит Дуайту Д. Эйзенхауэру. Он отлично подходит для расстановки приоритетов и подходит тем, у кого длинный и бесконечный список задач.
Матрица состоит из четырех секторов. Первый – « Сделай это сейчас» для задач, которые нужно выполнять быстро из-за сроков или других последствий. Второй – « Сделать позже» для задач, которые не являются насущными. Последние два – « Делегируйте это» для задач, выходящих за рамки вашей рулевой рубки, и « Не делайте этого» для задач, которые не являются неотложными и важными.
Эти сектора прекрасно переводятся в списки Trello! Если вам нужен макет 2 × 2, вы можете использовать полезное расширение Trello под названием List Layouts или этот шаблон Trello . Trello выделяет для вас приближающиеся сроки. Это упрощает определение момента, когда задача должна перейти с « Сделать позже» на « Сделать сейчас» . Вы также можете добавлять других людей в свою доску в качестве соавторов. Таким образом, делегировать задачу так же просто, как назначить ее им с помощью параметра « Члены» .
3. Метод Айви Ли
Айви Ли призывает ограничить список задач до 6 задач. Это поможет вам не перегружать себя длинным списком и не отвлекаться от слишком большого внимания. Это работает так: каждый день составляйте шесть карточек задач и работайте над этими карточками. В конце дня архивируйте выполненные задачи. На следующий день добавьте новые задачи, максимум шесть. Идея в том, что у вас никогда не бывает больше шести задач одновременно.
Вы также можете добавить List Limits , бесплатное и удобное приложение Trello Power-Up, которое загорается, если вы добавляете более шести задач в свой список! Вы также можете включить метод блокировки времени . Это означает разделение дня на утренний, дневной и вечерний списки и распределение шести задач между ними.
4. Поедание лягушек
Марк Твен однажды сказал: «Ешьте лягушку каждое утро первым делом, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Эта практика делать худшее в первую очередь не является законченной техникой, но она улучшает другие методы!
Есть два способа развернуть поедание лягушек в Trello: с ярлыком и с помощью стикера. Наклейка более заметна, поэтому рекомендуем ее. Каждый день добавляйте стикер лягушки по вашему выбору к одному заданию, и это ваша лягушка! Сделайте это первым.
Этикетки менее заметны, но их можно автоматизировать. Используйте функцию дворецкого, чтобы задача автоматически превращалась в лягушку, если вы оставляете ее невыполненной слишком долго. Для этого метода выполните следующие действия:
Откройте меню доски и выберите подменю « Еще» , затем нажмите « Ярлыки» . Создайте этикетку «ЛЯГУШКА». Мы рекомендуем для него зеленый цвет. Затем откройте меню « Автоматизация» и выберите подменю « Правила» .
Создайте новое правило со следующим триггером « Дата» : Когда срок выполнения помечен как «Незавершенный» в карточке. Срок должен быть менее 7 дней . Обратите внимание, что вы можете выбрать другое количество дней, если хотите. Далее мы скажем доске, что делать, когда она обнаружит такую карту.
Всего мы добавим два действия. Начните с действия « Добавить / удалить» : добавьте на карту зеленую метку ЛЯГУШКА , как показано выше.
Добавьте следующее действие « Сортировка» : Сортируйте список по метке: ЛЯГУШКА по возрастанию . Это превращает задачи с приближающимся дедлайном в лягушек и перемещает их в начало списка. Завершите правило, и оно будет обеспечивать выполнение этого условия, пока вы его не удалите или не отключите.
5. Цели SMART
SMART Goals – это способ убедиться, что вы действительно можете выполнять свои задачи. Это означает S, M pecific easurable, A, R ctionable easonable и Т imely. Это мешает вам ставить расплывчатые цели, которые заставляют вас разочаровываться. Вы можете применить эту философию к Trello, сохранив контрольный список.
Создайте карточку и назовите ее «Список SMART» или что-то подобное. Добавьте одноименный контрольный список со всеми критериями SMART.
- Конкретный . [Добавить конкретные параметры]
- Измеримый . [Определите цель]
- Действующий . [Запишите шаги, начинайте каждый шаг с глагола]
- Разумно . [Убедитесь, что можно выполнить задачу, как описано]
- Своевременно . [Установите крайний срок с помощью функции дат]
Сохраните карту и отложите ее в сторону, но не архивируйте. Теперь, когда вы в будущем будете создавать контрольный список, вы можете выбрать элементы копирования из … раскрывающегося списка, чтобы импортировать список SMART!
6. Метод "Входящие"
Этот метод лучше всего работает в почтовом клиенте, но вы можете применить его в любой ситуации, когда у вас возникают новые задачи. В этом методе используются четыре списка. Первый – « Сделать сейчас» – для задач, которые можно выполнить за две минуты или меньше.
Следующий список – Делегирование задач, которые нужно передать другим. Если вы делитесь своей доской, вы можете добавить назначенного члена команды, выбрав Назначить в меню карты. Если доска является частной, подумайте о добавлении бонуса, например электронной почты SendBoard для Trello . Он позволяет создавать открытки из вашего любимого почтового клиента или отправлять электронные письма из Trello!
Вам также понадобится календарный список задач с датой. Вы можете быстро добавить простое правило прямо из списка! Нажмите меню списка и выберите Когда карту добавляются в список … начать добавление правила. Выберите « Сортировать список» в качестве типа действия и отсортируйте по сроку выполнения в порядке возрастания .
Наконец, создайте Все остальное для задач, у которых нет срока выполнения. Вы также можете использовать его для ресурсов, шаблонов и идей проектов, которые еще не применимы. Все остальное может быть изрядно загромождено, поэтому установите пару правил, чтобы все было организовано.
Сначала создайте ярлык с названием «Ресурс». Откройте меню списка и выберите Создать настраиваемое правило …. Выберите триггер Когда метка ресурса добавлена к карточке и действие Сортировать список по метке ресурса по возрастанию .
Это гарантирует, что ресурсы, которые вы хотите использовать часто, всегда будут на высоте. Вы также можете создать метку шаблона и использовать тот же метод, чтобы шаблоны не попадали в поле зрения внизу списка.
У другого правила есть триггер, когда срок выполнения установлен на карточке в списке «ВСЕ ЕЩЕ ». Дайте ему действие «переместить карту в начало списка КАЛЕНДАРЬ ». Убедитесь, что вы не забыли добавить в календарь задачу, зависящую от времени.
Повысьте производительность труда в Trello
Стиль каждого человека индивидуален, поэтому поэкспериментируйте, чтобы найти способ, который подходит именно вам! Вы можете смешивать и сочетать стили. Например, вы можете добавить метод «Поедание лягушки» и метод Айви Ли практически в любой стиль. Вы также можете взять идею списка «Все» и включить его в свою Канбан-доску.
С помощью правильного метода и дополнительных возможностей вы можете превратить свою доску Trello в электростанцию!