Как экспортировать данные Microsoft Access в документ Word
В пакете Microsoft Office есть разные приложения для разных задач. Так, например, если вы хотите создать базу данных, Microsoft Access поможет вам. Access предоставляет большинство функций, которые вы ожидаете от системы управления реляционными базами данных. Вы можете создавать таблицы, формы, запросы, отношения, отчеты, макросы, модули и многое другое.
Но время от времени вам может понадобиться экспортировать данные из Microsoft Access в Word. Если вы ищете простой способ экспортировать данные Access в Word, вы обратились по адресу.
Как Access экспортирует объекты в Word
Прежде чем показать вам, как экспортировать данные из Microsoft Access в Word, вам необходимо понять некоторые основы. Во-первых, вы не можете экспортировать все типы объектов из Access в Word.
В настоящее время вы можете экспортировать только таблицы, запросы, формы и отчеты. Однако у каждого объекта все же есть некоторые ограничения. Начиная с записей, Access экспортирует только те, которые находятся в выбранном представлении. Приложение не будет включать в отчет все скрытые данные. Точно так же Access может экспортировать только формы и таблицы данных с подчиненными формами и дополнительными листами данных.
Единственный способ обойти это – экспортировать каждую подчиненную форму и вспомогательную таблицу данных. Если вы экспортируете основной отчет, вы можете экспортировать несколько подчиненных форм и вложенных отчетов.
Во-вторых, вы не можете экспортировать отношения, макросы, модули и графические объекты, такие как изображения и объекты Microsoft Graph, из Access в Word. Кроме того, Access будет экспортировать только результаты выражений, а не сами выражения.
Наконец, нет возможности импортировать данные из Microsoft Access в Word. Вы должны начать в Access, экспортировать данные в новый документ, затем скопировать содержимое и вставить его в существующий документ Word.
Как экспортировать данные доступа в документ Word
Для экспорта данных Access в Word используется встроенный мастер экспорта файлов RTF. Конечно, у этого инструмента много ограничений на экспорт данных Access, но это лучше, чем ничего.
Но если это слишком ограничивает, вы можете поискать некоторые из лучших бесплатных альтернатив Microsoft Access для возможной замены. В противном случае выполните следующие действия, чтобы экспортировать данные из Access в Word:
- Откройте свою базу данных Access .
- Выберите объект, который вы хотите экспортировать, в области навигации .
- Изучите таблицу, запрос, форму или отчет, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Обычно Access включает индикаторы ошибок всякий раз, когда обнаруживает ошибку. Это могут быть зеленые треугольники и различные номера ошибок. Этот шаг важен, так как Access автоматически заменит места ошибок нулевым значением после экспорта ваших данных.
- Выберите представление или часть данных для экспорта. Лучший способ выбрать данные для экспорта из нескольких таблиц – выполнить запросы MS Access . Если вы хотите экспортировать все данные из объекта, пропустите этот шаг.
- Щелкните вкладку « Внешние данные » и выберите « Дополнительно»> «Word» . Откроется мастер экспорта – экспорт файла RTF.
- Во всплывающем окне мастера экспорта – RTF-файл введите имя файла и выберите место назначения.
- При необходимости установите флажок Открыть файл назначения после завершения операции экспорта .
- Если вы выбрали определенные данные для экспорта, установите флажок Экспортировать только выбранные записи . В противном случае оставьте флажок, чтобы экспортировать все данные в объекте.
- Щелкните ОК, чтобы начать процесс экспорта.
Если файл с аналогичным именем существует, вы можете выбрать, следует ли Access перезаписывать его или нет. Выберите « Да», чтобы перезаписать файл, или « Нет», чтобы выбрать новое имя для файла во всплывающем окне.
По умолчанию Access создает файл в формате Microsoft Word Rich Text Format с расширением RTF. Чтобы добавить данные Access в документ Word, выполните следующие действия:
- Откройте документ RTF.
- Скопируйте все содержимое документа.
- Вставьте данные в документ Word.
Если вы находите инструмент «Экспорт – мастер экспорта файлов в формате RTF» утомительным в использовании, есть более простой выход. Скопируйте данные из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставьте их прямо в документ Word.
Экспорт данных доступа в Word без проблем
Базы данных – отличный способ хранить данные. Если вам нужно экспортировать данные Access в другие приложения, такие как Word или Excel, встроенный мастер экспорта файлов RTF сделает весь процесс плавным, хотя и с некоторыми ограничениями.
Если у вас есть обширные данные для работы, формы Access предлагают более эффективный способ добавления дополнительных данных в вашу базу данных. С ними легче работать при редактировании таблиц и добавлении дополнительных данных.