Как повысить эффективность совместной работы и продуктивности вашей команды с помощью тихих встреч
Одна из основных целей встреч – поощрение потока идей. К сожалению, эти идеи часто тонут в шуме, прерываниях и случайной болтовне, которые в конечном итоге отнимают ваше время и снижают продуктивность.
Но встречи по-прежнему имеют место в любой организации. Итак, лучшей альтернативой было бы найти более продуктивный способ справиться с ними. Но сначала нужно знать:
Проблема с обычными встречами
Обычная, или точнее, «голосовая» встреча происходит, когда люди собираются вместе и делятся своими идеями.
Мы все слишком часто и слишком долго бываем в этом конференц-зале. Миссия была простой – собрать вместе группу творческих умов и придумать идею. Но вскоре это превратилось в гонку на самые громкие голоса.
Хотя широко известные проблемы и исследования подтверждают идею о том, что голосовые мозговые штурмы часто бывают неэффективными, большинство организаций по-прежнему используют их в качестве варианта по умолчанию, поскольку они не рассматривают более эффективные методы для изучения продуктивных идей .
Вот несколько причин, по которым вокальные встречи часто бывают непродуктивными:
- Люди спешат высказывать идеи, не задумываясь о них.
- Откровенные члены команды часто затмевают своих более замкнутых коллег.
- Устные встречи обычно организуются в спешке, без достаточной подготовки или четких целей.
- Люди беспокоятся о том, что их будут осуждать или критиковать.
- Для удаленных команд громкие сессии довольно сложны.
- Многие идеи и предложения не задокументированы, а записанные могут быть неверно истолкованы составителем заметок.
- Существует высокая вероятность появления ненужных разговоров.
- Нет общих материалов для чтения для всех участников собрания.
Но есть ли альтернатива тому, чтобы часами сидеть в конференц-зале, не добившись многого? Больше тишины может быть вашим решением.
Что такое тихие встречи?
Представьте, что вы попали в конференц-зал на часовую встречу, посвященную запуску нового продукта. Все смотрят на экраны компьютеров, и все, что вы слышите, – это лязг клавиатуры в течение следующих 45 минут. Вы говорите только в течение оставшихся 15 минут, чтобы обсудить несколько важных вопросов и сделать заключительные замечания.
Бесшумная встреча – это новаторский формат встречи, который использует большую часть отведенного времени для распространения информации и способствует глубокому размышлению и размышлениям для продвижения творческих идей.
Тихие встречи довольно пластичны, в зависимости от конкретных обстоятельств или индивидуальных потребностей. Некоторые предпочитают проводить все свое время в полной тишине, используя цифровые инструменты, такие как Slack или Google Workspace, для комментирования.
Ведущие технологические компании, такие как Amazon и Twitter, используют силу тишины на своих встречах для повышения производительности, а Джефф Безос даже заявил, что « это, наверное, самое умное, что мы когда-либо делали ». И есть исследования, подтверждающие идею о том, что безмолвные мозговые штурмы более продуктивны, чем их аналоги.
Итак, как вы можете включить тихие собрания в свою организацию?
Лучшие практики для тихих встреч в вашей организации
Как мы уже упоминали выше, тихие встречи могут принимать различные формы в зависимости от ваших целей. Однако мы стремимся предоставить вам прочную основу, которая может, по крайней мере, позволить вам установить свою или, в лучшем случае, удовлетворить большинство ваших потребностей.
Тем не менее, вот несколько советов по использованию цифровых инструментов для расширения возможностей ваших встреч:
1. Подготовьте повестку дня заранее и поделитесь ею
Выделение времени для оценки целей встречи имеет решающее значение, потому что это позволяет вам определить, стоит ли ее проводить в первую очередь. Если да, то вы можете продолжить и обозначить темы, которые хотите обсудить. Подготовив повестку дня встречи и поделившись ею со своей командой, вы дадите им время лучше подготовиться.
Вы можете поделиться своей повесткой дня по электронной почте или использовать инструмент для заметок, например Evernote, для большей доступности. После того, как вы войдете в свою учетную запись, вы можете выбрать шаблон встречи и просто заполнить поля информацией, такой как цели встречи, назначенное время, дата, назначенный координатор и ведущий и т. Д., И нажать «Поделиться». Вы также можете улучшить свои заметки в Evernote, используя его новую домашнюю панель инструментов .
Скачать: Evernote для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)
2. Создайте «Таблицу чтения».
Бесшумные собрания уникальны и продуктивны, потому что они требуют создания и использования «чтения таблиц», которые включают все документы и информацию, которые потребуются участникам.
Вместо того, чтобы полагаться на предварительное чтение, участники могут использовать первую часть собрания для тщательного изучения всеобъемлющего документа. По прошествии определенного периода команда теперь может начать обсуждение с помощью комментариев в таблице чтения.
Вы можете использовать ONLYOFFICE, чтобы создавать таблицы чтения и позволять вашим командам задавать вопросы или вносить свой вклад посредством комментариев. Этот инструмент позволит вам эффективно создавать, редактировать или совместно работать над документами в одной рабочей области на разных платформах.
Этот метод предоставляет всем членам вашей команды (включая интровертов) равные возможности внести свой вклад. Программное обеспечение автоматически сохраняет всю информацию, включая комментарии и идеи, в облаке, что делает ее легко доступной. Он также идеально подходит для удаленных команд.
Скачать: ONLYOFFICE для Android | iOS (доступна бесплатная, премиум-версия)
3. Используйте FigJam для мозгового штурма
Многие организации знают, что некоторые из их инновационных идей приходят во время мозгового штурма, и поэтому они так важны. Однако всегда есть возможности для улучшения, и вы можете сделать это при некотором молчании.
Одним из основных преимуществ бесшумного мозгового штурма является то, что он дает возможность командам разрабатывать множество идей. Участники проводят определенное время, молча размышляя над темой и записывая свои идеи на стикерах. Бесшумный мозговой штурм также помогает избежать предвзятости , связанной с привязкой , поскольку все идеи на доске имеют равное значение.
В качестве альтернативы команды могут использовать интерактивную доску, такую как FigJam, для совместного обсуждения идей, мозгового штурма и общения. Этот инструмент прост в использовании и содержит множество функций, которые могут помочь повысить вовлеченность, сотрудничество и продуктивность во время мозговых штурмов.
Попробуйте бесшумные собрания, чтобы повысить продуктивность собрания
Потратив время на оценку целей встречи, вы сможете решить, стоит ли ее организовывать. Но если вы решили собрать группу людей одновременно, подумайте об использовании тихих совещаний и перечисленных выше инструментов для оптимального сотрудничества и производительности.