Как оптимизировать список дел, чтобы сделать его более эффективным
Список дел – важная часть вашей организованности, и, по сути, это список задач, которые вам необходимо выполнить. Звучит просто, правда? Однако во многих отношениях ваш список дел может вызывать у вас стресс и снижать продуктивность.
К счастью, есть несколько проверенных и проверенных способов оптимизации списка дел, чтобы этого не происходило.
Составьте краткий список дел
Если в вашем списке дел одновременно находится более 10 пунктов, вероятно, он слишком длинный. Наличие длинного списка задач, которые нужно выполнить, может вызвать у вас стресс и привести к откладыванию на потом. Это потому, что создается впечатление, что нужно много сделать, и для этого потребуется много усилий.
Чтобы избежать этого, вы можете сократить свой список дел, чтобы им было удобнее управлять, и вы почувствуете успех, когда вычеркнете что-то. Вы можете сделать это, строго относясь к тому, что на нем происходит, и избегая его ненужного заполнения. Это некоторые вещи, которые могут не входить в ваш список дел.
- Это чужая задача.
- Он уже есть в вашем календаре или записан где-то еще.
- Это одна из ваших повседневных обязанностей, например, проверка электронной почты.
- Это часть другой задачи, которая уже есть в вашем списке.
Вы увидите, что если некоторые из этих вещей находятся в вашей повестке дня, они просто увеличат объем работы и заставят вашу рабочую нагрузку казаться больше, чем она должна быть на самом деле. Удалите их, при необходимости назначьте где-нибудь в другом месте, и ваши задания станут более доступными.
Разделите список дел на темы
Вы также можете распределить свои задачи по темам или действиям. Todoist – это приложение для создания цифрового списка дел, которое позволяет создавать ярлыки с цветовой кодировкой, которые уберегут ваш экран от беспорядка. Чтобы создать этикетку, все, что вам нужно сделать, это:
- В меню «Открыть» щелкните значок « Плюс» рядом с надписью « Ярлыки» .
- Когда откроется окно « Новая метка» , введите то, как вы хотите, чтобы метка называлась, например, «Электронная почта» или «Контакт».
- Выберите цвет, который хотите с ним связать.
- Щелкните Добавить .
В качестве альтернативы, если ярлыки вам не нравятся, вы можете использовать функцию раздела Todoist для достижения того же результата:
- На странице входящих сообщений Todoist наведите курсор на конец списка.
- Когда появится кнопка Добавить раздел , щелкните ее.
- Там, где написано Назовите этот раздел , введите, как вы хотите, чтобы этот раздел назывался.
- Щелкните Добавить раздел .
Вы можете создать столько ярлыков или разделов, сколько захотите, но постарайтесь свести их к минимуму. После того, как вы настроили любой из этих параметров категоризации, вы можете начать добавлять свои задачи в них, щелкнув знак « Плюс» или « Добавить задачу» .
Если вам нужен более простой макет, Microsoft To Do позволяет создавать несколько списков, которые могут служить темами или действиями, щелкнув Новый список на панели инструментов. Просто назовите список, и вы можете начать разбивать задачи по мере необходимости.
Блокировка времени делает ваш список дел более управляемым
Вы можете подумать, что использование списка дел само по себе является проактивным, но если он состоит из требований других, которые поступают в течение вашего дня, вы можете работать реактивно. Это может привести к неорганизованному управлению задачами и списку, который не соответствует вашим потребностям.
Блокировка времени важна, если вы хотите оставаться в курсе своей работы и поддерживать эффективность. Попробуйте выделить 15–20 минут на то, чтобы составить список дел в начале дня, или, если ваша работа является реактивной по своей природе, вы можете блокировать время через два или три интервала.
Чтобы убедиться, что вы согласны с этим, запишите встречу в своем календаре Outlook или Google, чтобы не пропустить этот шаг. В конечном итоге вы сэкономите время и сможете предпринять дальнейшие шаги для оптимизации списка дел.
Расстановка приоритетов для ваших задач
Простое создание списка дел не дает вам четкого представления о том, когда вам нужно завершить дела, или о степени срочности, связанной с ними. Хотя можно мысленно оценить важность ваших задач, это может открыть вам неоднородную сложность.
Неоднородная сложность – это когда вы выбираете дело, которое занимает меньше всего времени, потому что оно дает вам быстрый психологический импульс в том, что вы чего-то достигли. К сожалению, это означает, что вы можете в конечном итоге пренебречь обязанностями, на выполнение которых уходит больше времени, независимо от их важности. Кроме того, из-за того, как работает наш мозг, вы можете рассматривать элементы вверху как имеющие приоритет, даже если они этого не делают.
Метод MoSCoW может помочь вам расставить приоритеты в вашем списке дел, используя четыре категории, а именно:
- Должен иметь
- Должен иметь
- Мог бы иметь
- Не будет
И это особенно полезно для управления проектами, когда вам нужно выполнить ряд шагов в течение определенного периода времени.
Если это не соответствует вашим потребностям, вы можете выбрать матрицу Эйзенхауэра , которая разбивает ваш список дел в формате сетки с четырьмя разделами. Верхняя строка предназначена для «важных» задач, а нижняя строка – для «неважных» задач. В связи с этим левый столбец озаглавлен «срочно», а правый столбец – «несрочный».
Для обоих этих подходов Trello предлагает наибольший потенциал с точки зрения форматирования вашего списка дел, поскольку он позволяет вам распределять задачи по доскам. Точно так же Padlet имеет несколько предустановленных шаблонов, которые позволяют создавать доски и располагать их так, как вы считаете нужным.
Достигнута эффективность
Списки дел действительно полезны для отслеживания вашей работы и обеспечения подотчетности, но они также открывают множество проблем, которые могут замедлить вас и создать всевозможные предубеждения. Для хорошей работы им по-прежнему требуется некоторый стратегический надзор.
С помощью советов, упомянутых выше, вы можете начать пробовать различные методы увеличения размера и оптимизировать свой список дел, чтобы раскрыть его потенциал. Просто помните: потратив немного больше времени на совершенствование своего списка дел, вы сможете повысить свою эффективность и производительность в дальнейшем.
Попробуйте и посмотрите, что работает для вас.