10 лучших инструментов и советов для эффективного делегирования задач
Делегирование задач – важный процесс в современном рабочем процессе, который обеспечивает вложение усилий всех членов команды. Как руководитель группы или менеджер, невозможно взять на себя все обязанности.
Делегируя задачи членам команды, вы можете снизить свою рабочую нагрузку, а также расширить возможности своей команды для профессионального развития. Воспользуйтесь следующими советами по делегированию задач, чтобы поддерживать здоровые отношения между товарищами по команде.
1. Найдите подходящий ресурс
Когда вы решите делегировать задачу, первое, что нужно сделать, это выбрать человека, наиболее подходящего для этой работы. Не думайте, что кто-то может выполнить задачу. Вместо этого используйте эмпирические данные, чтобы выбрать правильный. Найдите тех, кто обладает необходимыми знаниями и навыками для выполнения работы, которую вы собираетесь делегировать.
Перед делегированием вы можете использовать приложение для управления задачами Teamwork, чтобы проверить пропускную способность предполагаемого ресурса. Таким образом, вы не перестанете поручать задачу товарищу по команде, у которого уже слишком много дел.
2. Обсудите потребности делегирования с командой
Перед делегированием задачи вам необходимо обсудить ее причины с выбранным человеком. Кроме того, четко расскажите, чего вы от них ожидаете. Иногда правопреемник может не осознавать свои обязанности.
Если они не знают, как внести позитивный вклад в проект, они могут потерять интерес и потерять интерес. Если вы передаете задачу удаленному работнику, вы можете использовать Google Jamboard для живой встречи. Это поможет им понять вещи визуально.
3. Снизьте вероятность обратного делегирования
Некоторые члены команды могут попытаться вернуть вам делегированную задачу. Постарайтесь выяснить, почему. Если у них есть необходимый набор навыков и достаточно времени, научитесь говорить «нет» в таких случаях. Также побудите их стать уверенными в своих силах.
Однако вы можете минимизировать вероятность обратного делегирования, выполнив SWOT-анализ предполагаемых лиц. Вы можете использовать приложение Creately для этой цели и узнать, у кого меньше шансов вернуть вам задачу.
4. Поделитесь исчерпывающим планом
Исполнитель не должен расстраиваться, когда вы делегируете ему проект или задачу. Составьте план задачи, чтобы они знали, как решить ее без особого стресса. Обрисовывая в общих чертах, укажите, чего вы хотите, чтобы они достигли и в какое время. Не забудьте установить реалистичный заголовок, чтобы избежать ненужного давления.
Вы можете использовать любое приложение для управления задачами, такое как Asana, чтобы составить схему проекта и включить его с зависимостями задач и сроками выполнения.
5. Предоставьте доступ к необходимому обучению и ресурсам
Как руководитель группы или менеджер, вы несете ответственность за то, чтобы человек, которому вы делегируете задачи, имел все необходимое обучение и ресурсы. Например, если делегированная задача требует использования определенного инструмента, но исполнитель никогда не использовал его раньше, вам необходимо организовать для него практическое обучение.
Сделайте все необходимые ресурсы доступными для них, предоставив доступ к базе знаний. Если у вас нет базы знаний, вы можете поместить все ресурсы в папку Google Диска и поделиться ею с уполномоченным.
6. Предложите полномочия на делегированную задачу.
Если вы поручаете кому-то задачу без полномочий, это не будет идеальной ситуацией для исполнителя. Наделите их полномочиями принимать решения и задавать вопросы. Только тогда вы можете рассчитывать на то, что задача будет завершена в срок и без каких-либо изъянов.
Если они работают с документом Word или электронной таблицей, вы можете сделать их владельцем этих файлов. В случае проектов вы можете назначить их исполнителями этой задачи с помощью инструмента управления проектами, такого как Wrike . Таким образом, у них есть чувство авторитета, и другие члены команды тоже это знают.
7. Используйте выделенный канал связи.
Делегирование задачи не означает выстрелить и забыть. Вы должны быть доступны человеку, которому вы делегировали задачу, для любых вопросов и запросов. Им также может потребоваться ваш совет, если они впервые управляют каким-либо крупным или сложным проектом.
Вы можете использовать Slack для создания выделенного канала связи в реальном времени . Создайте отдельный канал в этом приложении, чтобы исполнитель мог легко связываться с вами и обмениваться файлами, если это необходимо для мгновенной обратной связи.
8. Будьте готовы решать непредвиденные проблемы.
Вы должны быть готовы справиться с любой неожиданной проблемой во время проекта, даже если вы делегировали задачу кому-то другому. Когда исполнители не обладают достаточными знаниями и опытом, вам необходимо вмешаться для успешного выполнения задачи.
Вы можете попросить их записать проблему с помощью любого приложения для записи экрана, например Ezvid, и отправить его вам. Таким образом, вы сможете лучше разобраться в проблеме и предложить подходящее решение. Кроме того, они могут подробно записать проблемы с помощью любого приложения для заметок.
9. Обзор прогресса и обмен отзывами
После делегирования не забудьте проверить ход выполнения задачи, чтобы узнать, идет ли она в оптимальном темпе. Но избегайте микроменеджмента, так как это демотивирует исполнителя. Создайте культуру последующих действий и взаимной обратной связи для эффективного делегирования полномочий.
Любой инструмент управления задачами, такой как nTask , позволит вам отслеживать прогресс каждой задачи и подзадачи, которые вы делегировали кому-то другому. Вы также можете быстро отправить отзыв, используя функцию комментариев. Таким образом, исполнитель получит всю обратную связь в одном месте.
10. Вознаграждайте и признавайте успех
Когда вы делегируете задачу коллеге, будьте готовы вознаградить его и оценить его усилия. Не воспринимайте хорошо выполненную работу как должное. Хвалите и открыто признавайте их на собраниях команды.
Признание усердной работы с помощью комплиментов и льгот повышает моральный дух сотрудников. Кроме того, это положительно сказывается на их производительности.
После выполнения делегированных задач и проектов вы можете устроить праздничную сессию на Zoom . Здесь вы можете упомянуть товарищей по команде, которые успешно выполнили порученные работы и помогли вашей организации достичь вехи.
Делегируйте задачи для лучшего управления задачами
Успешный проект предполагает участие всех участников. Теперь, когда вы знаете, как лучше всего делегировать задачи, вы можете помочь членам своей команды получить новые знания и навыки.
Это также предотвратит перегрузку одного человека и завершит проект в срок. Вышеупомянутые стратегии делегирования задач, наряду с инструментами повышения производительности, могут помочь вашей команде достичь поставленных целей производительности.