Как создать почтовый ящик для приема всей почты домена в Office 365

12 октября, 2021 Дядя Влад

Если вы не знакомы с термином универсальный почтовый ящик , это адрес электронной почты, на который вы можете получать электронные письма, отправленные на недопустимые адреса электронной почты с вашим доменным именем.

Чтобы сделать его более практичным, предположим, что ваш адрес электронной почты – [email protected] , и по какой-то причине ваш клиент отправляет электронное письмо на [email protected] . Такая ошибка приведет к тому, что электронное письмо вернется к отправителю. Но наличие настроенного почтового ящика для приема всей почты домена позволяет доставлять такие сообщения в специальный почтовый ящик, к которому вы можете получить доступ.

Давайте посмотрим, как создать универсальный почтовый ящик в Office 365.

Office 365 и опция «Почтовый ящик для приема всей почты домена»

Среди многих клиентов Office 365 почтовый ящик Catch-All является вирусной функцией, прежде всего потому, что он предотвращает потерю деловой информации при опечатках в адресах электронной почты. К сожалению, Microsoft напрямую не поддерживается, предположительно потому, что она может создавать лазейки для спам-писем, которые перегружают почтовые системы Office 365.

Но есть способ обойти это предостережение, и мы намерены сообщить вам об этом. Однако следует иметь в виду, что почтовые ящики для приема всей почты домена работают только для писем, отправленных из внешних доменов. Тем не менее, вот пошаговые инструкции по созданию почтового ящика для приема всей почты домена.

Конфигурация почтового ящика для приема всей почты домена

Чтобы реализовать конфигурацию почтового ящика для приема всей почты домена в среде Exchange Online, мы предлагаем три простые функции:

Группа динамического распространения
Общий почтовый ящик
Правило транспорта Exchange Online

Наконец, вам понадобится новое правило транспорта для Exchange Online. Это правило будет отвечать за выполнение условий , по которым работает почтовый ящик для приема всей почты домена.

Шаг 1. Создание динамической группы рассылки

Первый шаг включает создание динамической группы рассылки. В этой группе рассылки перечислены все адреса электронной почты Office 365 вашей организации для получения писем из внешних доменов. Чтобы создать динамическую группу рассылки, выполните следующие действия.

Перейдите на портал Office 365 > Показать все > Exchange . Щелчок по Exchange перенаправит вас в панель администрирования Exchange.
На панели Exchange выберите Получатели> Группы .
После этого найдите значок + в раскрывающемся меню « Новая группа Office 365» и выберите « Динамическая группа рассылки».
Затем перейдите в Получатели > Группы> Динамическая группа рассылки . При этом должно открыться новое поле, в котором вам потребуется ввести некоторые данные. Обязательная информация – это отображаемое имя, а также псевдоним и члены . Вы можете использовать одно и то же имя для первых двух.
Чтобы добавить участников, выберите Все типы получателей и нажмите Сохранить .

Теперь вы официально создали свою динамическую группу рассылки; Теперь вам нужно настроить общий почтовый ящик.

Шаг 2: Настройка общего почтового ящика

Второй шаг в настройке – это общий почтовый ящик. Поскольку в организации много получателей, им требуется общее пространство для просмотра писем, поступающих через общий почтовый ящик. Это пространство называется общим почтовым ящиком. Вот как это сделать:

Перейдите в Портал Office 365 > Группы > Общие почтовые ящики > +, чтобы создать новый общий почтовый ящик.
Затем перейдите в Портал Office 365 > Группы > Общие почтовые ящики и добавьте общий почтовый ящик. Здесь добавьте свое доменное имя и адрес электронной почты администратора и нажмите « Добавить» .
На появившейся вкладке щелкните Следующие шаги и выберите Добавить участников в этот почтовый ящик . Щелкните по нему и добавьте пользователей, которые будут в общем почтовом ящике. Используйте здесь свои динамические группы.
После добавления всех участников нажмите « Сохранить» , и все готово. Ваш почтовый ящик полностью настроен. Теперь то, что осталось между вами и вашим универсальным почтовым ящиком, – это правило транспорта Exchange Online .

Шаг 3: Создание правила транспорта Exchange Online

Теперь у вас есть общий почтовый ящик с динамическим списком желаемых людей; пришло время создать правила для вашей сводки, выполнив следующие шаги.

Перейдите в меню навигации и выберите Показать все > Exchange > Почтовый поток > Обслуживаемые домены .
Она выберите Портал Office 365 > Показать все > Exchange > Почтовый поток > Обслуживаемый домен > Внутренние реле.
Обязательно выберите Internal Relays в своих доменах. Это важный шаг, потому что именно он заставляет ваше правило транспорта работать. Так что постарайтесь не пропустить этот шаг.
Затем вернитесь на панель навигации и нажмите Mail Flow > Rules > + > Create new rule и назовите новое правило Catch-all . Теперь вам нужно создать критерии приложения.
Перейдите к, если отправитель найден , и выберите За пределами организации.
Затем, наконец, выберите « Выполнить следующие действия» > Перенаправьте сообщение и выберите CatchAll. Таким образом, вы официально сможете создать свой почтовый ящик для приема всей почты домена.

Как работает среда Exchange Online (авторитетная и внутренняя ретрансляция)

Каждый раз, когда в Office 365 регистрируется общедоступное доменное имя, этот домен считается обслуживаемым доменом . Сервер Exchange Online воспринимает себя как единственный уполномоченный орган по зарегистрированному общедоступному доменному имени.

Итак, если вы попытаетесь отправить электронное письмо из зарегистрированного общедоступного домена, Exchange Online Server будет просматривать глобальный список адресов (GAL) в поисках адреса получателя. Если адрес существует, сообщение будет доставлено по назначению. Однако, если он обнаружит, что адрес не существует в глобальном списке адресов, отправитель получит сообщение о том, что получателя не существует.

Чтобы решить эту проблему, вам необходимо изменить зарегистрированное доменное имя с авторитетного по умолчанию на Internal Relay. В этом случае, если ваш отправитель отправляет электронное письмо несуществующему получателю, Exchange Online знает, что нужно перенаправить сообщение в «другую почтовую инфраструктуру» вместо отправки сообщения об ошибке отправителю. Если вы зарегистрировали более одного общедоступного доменного имени для своей организации, вам придется отдельно изменить настройку каждого домена с Полномочия на внутреннюю ретрансляцию.

Как мы упоминали ранее, Exchange Online по умолчанию не поддерживает функцию универсального почтового ящика. Это означает, что вам придется использовать метод, который мы описали для вас. Есть и другие методы, например код. Но не все знают свои языки программирования, поэтому мы думаем, что вам будет проще придерживаться более простых вещей.

Есть ли обратная сторона использования почтового ящика для приема всей почты домена?

При использовании универсального почтового ящика в Office 365 может возникнуть риск или два. Наиболее очевидным из этих рисков является то, что этот почтовый ящик может допускать потенциальные фишинговые атаки на почтовую систему и привязанные к ней учетные записи.

Например, внешние источники могут нацеливаться на известные имена учетных записей в организации и направлять электронные письма со злым умыслом в эти почтовые ящики. Поскольку электронные письма будут автоматически направляться в эти учетные записи, а не отбрасываться, это может создать значительный риск для безопасности, в результате чего конфиденциальная информация будет отправлена за пределы организации без ведома владельца учетной записи.

Не пропустите больше писем

Мы не можем не подчеркнуть важность настройки универсального почтового ящика для вашей организации. Эти почтовые ящики – спасательные шлюпки для неправильно написанных или неправильно набранных адресов электронной почты. Благодаря им вы можете попрощаться с тем, что пропустили важные электронные письма из-за незначительных ошибок, сделанных на адресах электронной почты, зарегистрированных в вашем домене.

Как и любая спасательная шлюпка, которая может опрокинуться из ямы, в которую впускается слишком много воды, почтовые ящики для приема всей почты могут также уйти на юг от множества спам-сообщений, которые они пропускают. Итак, рассмотрите свои варианты и приготовьтесь, прежде чем вы решите установить ловушку. весь почтовый ящик для вашей организации.