Microsoft утверждает, что мы тратим слишком много времени на управление электронной почтой

Считаете ли вы, что нескончаемый поток писем отнимает у вас все рабочее время? Дело не только в тебе; Microsoft обнаружила, что в среднем мы тратим 11 часов в рабочую неделю на проверку и ответ на электронные письма.

Выводы Microsoft о наших привычках к электронной почте

Исследование Microsoft было представлено на сайте Calcalist Tech . Отчет показывает, что электронные письма отнимают 28 процентов рабочего времени сотрудников, включая чтение и ответы на них.

Стоит отметить, что в этот и без того значительный промежуток времени не входят никакие другие программы для социальных сетей, такие как Teams и Slack. Это означает, что мы тратим значительную часть рабочего времени на переписку.

Д-р Томер Саймон, национальный технический директор Microsoft Israel, сказал следующее по этому поводу:

Когда дело доходит до потока электронных писем, мы стали свидетелями того, что сотрудник получает в среднем 620 писем в неделю, причем каждое электронное письмо занимает примерно минуту его времени, что вредит производительности, поскольку электронное письмо может даже не требовать от сотрудника каких-либо действий, и они были просто CC на нем. Мы проводим множество исследований такого рода данных, чтобы повысить производительность труда сотрудников.

Необходимое зло для сотрудников?

Саймон объясняет, что, хотя электронные письма отнимают у сотрудников огромное количество времени, ответ не такой простой, как закрытие почтовых ящиков компании. Несмотря на то, что в последнее десятилетие социальные сети стали широко использоваться для взаимодействия потребителей и бизнеса, все еще существует возможность отправки конфиденциальной информации по электронной почте.

Таким образом, путь вперед – лучше обрабатывать электронные письма. Саймон говорит, что откладывание электронных писем – не выход, так как из-за этого проблемы накапливаются. Вместо этого он рекомендует выполнять так называемую «сортировку электронной почты», при которой менее важные электронные письма приносятся в жертву для ответа на срочные запросы.

Такой метод использует агрессивную маркировку и сортировку для организации вашего почтового ящика и управления им . Таким образом вы узнаете, от каких писем они могут отказаться, а на какие вам нужно ответить, как только они попадут в ваш почтовый ящик.

Не позволяйте электронной почте превращаться в вашу электронную тюрьму

Microsoft обнаружила, как электронные письма могут снизить нашу производительность, но еще не все потеряно. Используя сортировку электронной почты и жертвуя менее важными электронными письмами ради удовлетворения наиболее важных, вы можете взять под контроль свой увеличивающийся почтовый ящик и вернуть себе рабочее время.

Если ваш почтовый ящик требует больше тройного обхода, чем сортировки, не волнуйтесь. Есть способ обрезать почтовый ящик шириной 20 000 до формы всего за 30 секунд.

Изображение предоставлено: Мари Мерц / Shutterstock.com